Toda empresa constituida necesita sistemas de gestión de documentos que le permitan agilizar sus procedimientos. Actualmente, la forma más inteligente de administrar archivos es a través de herramientas digitales, que se conocen como softwares DMS (Document Management System).
José Estañ Bistuer, experto en el área, asegura que “ya no hay que explicar a las empresas lo que es la gestión documental”, pues todas saben que estos son sistemas esencialmente imprescindibles para adentrarse en la transformación digital con las mejores garantías de seguridad.
Por otro lado, Marta Olbés, manager de soluciones documentales de una reconocida empresa, comenta que hoy en día “no se puede hacer nada” si no se cuenta con una buena política de gestión documental, acompañada de plataformas digitales que simplifiquen el trabajo.
Más que un tema de eficiencia, se trata de la transformación eficiente de los procesos de administración de documentos. En esta era donde lo digital forma parte del día a día, es lógico que todos los procesos de una empresa se actualicen y ofrezcan la posibilidad de encontrar, administrar y gestionar los documentos fácilmente.
El impacto que pueden tener estos sistemas en las empresas es positivo. A través de ellos es posible archivar facturas, contratos, formularios y un sinfín de documentos relacionados, en cualquier formato, para administrarlos desde un solo sitio, rápida y efectivamente.
¿Por qué un DMS?
Los software o sistemas de gestión de documentos son clave para cualquier empresa, independientemente del área a la que se dedique. Tener una base de datos sólida y bien organizada permitirá al usuario acceder de forma más eficiente a cualquier archivo.
Tal como señalan los expertos de SER Solutions en su web, las empresas que trabajan con una gran carga documental y no cuentan con este tipo de software, a menudo encuentran inconvenientes en su capacidad de procesar información del tipo no secuencial. Además, esto acarrea la posibilidad de que se presenten errores durante los procedimientos, algo que no quiere ninguna compañía.
El manager de SER Solutions, Ralf Stiegelmeier, precisó que el concepto de la gestión documental y los sistemas DMS son ampliamente conocidos en la actualidad. Su eficacia es tal que permiten la gestión de documentos no estructurados y con accesibilidad prácticamente desde cualquier lugar, momento o dispositivo.
Es un elemento que va evolucionando y al que cada vez se le van añadiendo más características y herramientas.
El funcionamiento de los DMS es sencillo. Es posible gestionar cualquier documento electrónico: facturas, formularios y contratos, entre otros. Estos pueden intercambiarse entre diferentes personas y departamentos.
Dichos documentos pueden pasar por diferentes etapas de revisión, edición y autorización, lo que constituye una forma rápida y eficiente de administrar cualquier oficio electrónico.
A pesar de que resulta una herramienta prácticamente obligatoria, muchas pequeñas y medianas empresas todavía siguen archivando sus documentos en carpetas de Windows o servidores de almacenamiento de datos en línea. El problema de esto no es la capacidad de almacenamiento, sino que imposibilita la gestión inteligente de estos archivos.
Seguridad garantizada
Otro de los aspectos más relevantes al que apuntan los expertos de este tema es la seguridad. La gestión de documentos debe hacerse con protocolos de máxima seguridad, que evitan la fuga de información valiosa o sensible.
Los sistemas DMS como el Doxis 4 de SER cuentan con cifrado SSL, que garantiza una comunicación segura entre cliente y servidor. El cifrado SSL (Secure Sockets Layer) permite que la transmisión de información se haga de manera íntegra y segura en cualquier dirección.
Un buen sistema de gestión documental tiene en cuenta 4 parámetros en lo que a seguridad se refiere: 1. Acceso según perfiles de los usuarios. 2. Organización por departamentos. 3. Limitar el acceso por tipo de documentos. 4. Metadatos de documentos.
De hecho, la legislación europea establece cuáles deben ser los protocolos mínimos de seguridad en estos sistemas. Por un lado, es necesario que los mismos se almacenen en servidores reconocidos internacionalmente y, por otra parte, que realicen copias de seguridad periódicas. Todo esto garantizará a la empresa un máximo nivel de seguridad.
Todos los entendidos en el tema, así como empresarios y trabajadores, saben que hoy en día casi cualquier transacción genera un respaldo documental. Esta información debe ser almacenada de forma eficiente y segura, no solo para que quede una copia, sino para poder gestionarla en cualquier momento en que se requiera.
Estas plataformas seguirán evolucionando hasta convertirse en la única forma de almacenar y diligenciar documentos en grandes, pequeñas y medianas empresas.
