"Los archivos custodian decisiones, actuaciones y memoria. Los archivos conservan un patrimonio único e irremplazable que se transmite de generación en generación. Los documentos son gestionados en los archivos desde su origen para preservar su valor y su significado. Los documentos son fuentes fiables de información que garantizan la seguridad y la transparencia de las actuaciones administrativas. Juegan un papel esencial en el desarrollo de la sociedad contribuyendo a la constitución y salvaguarda de la memoria individual y colectiva. El libre acceso a los archivos enriquece nuestro conocimiento de la sociedad, promueve la democracia, protege los derechos de los ciudadanos y mejora la calidad de vida". Declaración Universal sobre los Archivos, aprobada en la Asamblea General del Consejo Internacional de Archivos, Oslo, septiembre de 2010.
El lunes 9 de junio, celebramos el Día Internacional de los archivos. En otras ocasiones y por estas fechas hemos querido desde el Archivo Intermedio de Melilla, relatar el origen de esta celebración o mentalizar a los ciudadanos a reflexionar sobre la importancia de archivar, de tener identificados y localizados todos aquellos documentos o imágenes que nos pudieran hacer falta para gestiones futuras o que constituyeran la memoria física del transcurso de una vida, en fin, de nuestra propia historia.
Esta efeméride fue proclamada por el Consejo Internacional de Archivos o International Council on Archives (ICA), en el año 2008. Como antecedente principal, se destaca que, durante el Congreso Internacional de Archivos celebrado en Viena en el año 2004, más de dos mil asistentes solicitaron a la Organización de las Naciones Unidas (ONU) la creación de un Día Internacional.
La elección de esta fecha obedece a que el día 9 de junio del año 1948 la Unesco estableció la creación del Consejo Internacional de Archivos, con la finalidad de defender la protección y conservación del patrimonio documental.
Un archivo consiste en un espacio físico debidamente acondicionado para la conservación, resguardo y custodia de documentos generados por una nación, entidad u organismo, respaldando su identidad cultural e institucional.
Quisiéramos en esta ocasión hablarles del Archivo Intermedio Militar de Melilla que localizamos en la Avenida Reyes Católicos número 12, en el interior del Acuartelamiento Comandancia de Obras en la Plaza de Torres Quevedo. Cuenta con una superficie de 528 metros cuadrados y en su primer local consta de dos depósitos con una superficie total de 398 metros cuadrados. En su segundo local, de 80 metros cuadrados, tenemos la sala de investigadores. La cartografía se encuentra en un tercer local de 50 metros cuadrados.
En el depósito principal se cuenta con una superficie de almacenamiento de 1.594 metros lineales y la ocupación actual es de un 50 %. Toda la instalación cuenta con los necesarios medios de infraestructura para proporcionar a las instalaciones las condiciones de temperatura y humedad necesarias para la conservación de los fondos archivísticos, así como los medios de protección contra incendios, manuales y automáticos, y los medios electrónicos de seguridad necesarios para vigilancia, trazabilidad y anti intrusión.
Cuenta actualmente con diez personas destinadas en el archivo, si bien anualmente cuenta con asistencias técnicas de personal cualificado y con los planes de empleo de la ciudad, con lo que se puede realizar el trabajo de forma organizada y continua.
Hay mucho trabajo por realizar, pero para hacerse una idea del tránsito de la documentación empecemos por el origen. La documentación se genera en los órganos productores que, en la milicia, por poner un ejemplo, puede ser una sección o negociado de la Plana Mayor. A los cinco años esa documentación encarpetada en expedientes pasa al Órgano o Archivo Central de la Unidad. Pongamos que es el Regimiento de Ingenieros número 8 de Melilla, Esta Unidad organiza los expedientes en cajas ya normalizadas a las que llamamos unidades de instalación y según las normas e instrucciones del sistema archivístico las transfiere a este Archivo Intermedio, Una vez descrita la documentación e inventariada en la base de datos, se paletiza para su transferencia al archivo general correspondiente. Así, si es un expediente personal de un mando se remite al Archivo General de Segovia. O si es documentación como informes o diarios de operaciones, su destino es el Archivo General Militar.
En tanto se puedan realizar las transferencias a los Archivos Generales, que es el último punto de viaje de la documentación, ésta queda depositada en las estanterías compactas del Archivo Intermedio.
Por dar un dato en los tres últimos años hemos transferido más de 20.000 expedientes. También hay un reto importante en marcha y que estará ejecutado a medio plazo, consistente en contar con un Archivo de Defensa normalizado de Defensa que permitirá una más óptima gestión de la documentación y que a su vez, permitirá al ciudadano gestionar solicitudes de documentación indicándoles su existencia y ubicación.
Esperamos que esta información haya sido de su interés. A veces la documentación que se solicita es incompleta, pero, no nos limitamos a contestarles negativamente si no que con la información disponible vamos desentrañando el camino y encontramos o informamos en donde pudiera localizarse.
Aprovechamos para indicarles que, si tienen algún documento o mapa que no sea ya de su interés y tenga alguna relación con lo militar, antes de deshacerse de él, pueden consultarnos y tras su estudio podemos concluir si tiene algún valor histórico. Y si les parece oportuno pueden donarlo al Archivo Militar de Melilla.
Nuestro correo electrónico es ar********************@****de.es
