Frenar y reducir el atasco administrativo en la Dirección General de Arquitectura. Ese es el objetivo que se ha marcado el Gobierno local de Melilla, para lo que ha puesto en marcha el proceso de contratación de técnicos externos que ayuden en estas tareas. La iniciativa pretende reforzar las tareas relacionadas con la digitalización, organización y archivo de documentos, así como la preparación y el seguimiento de expedientes administrativos vinculados a las competencias de este departamento.
La Ciudad prevé acordar este servicio de apoyo técnico a la gestión documental y administrativa de la Dirección General de Arquitectura con un presupuesto de 108.000 euros y una duración inicial de dos años, prorrogable por dos anualidades adicionales.
El Gobierno local justifica la necesidad de recurrir a este servicio externo por la insuficiencia de medios personales propios para asumir todas las tareas encomendadas. El personal administrativo adscrito al departamento se encuentra ocupado en las funciones correspondientes a sus puestos de trabajo, por lo que no podría atender simultáneamente el conjunto de trabajos adicionales sin afectar al funcionamiento ordinario del servicio.
De acuerdo con la documentación, la realización de estas labores del área exclusivamente con los recursos actuales podría provocar retrasos en la tramitación de los expedientes y repercutir en la atención a los ciudadanos. La contratación pretende, por tanto, proporcionar medios de apoyo para las tareas materiales y técnicas, de manera que los empleados públicos puedan concentrarse en las responsabilidades administrativas y las funciones de decisión que tienen atribuidas.
Según la memoria, existe un volumen continuado de trabajo administrativo que desarrolla la Dirección General, relacionado, entre otras materias, con la gestión de documentación en papel y electrónica, la tramitación telemática de expedientes y la atención al público. A estas labores se suma el apoyo documental asociado a actuaciones de rehabilitación, procedimientos de contratación pública y programas financiados con fondos europeos.
Digitalización y seguimiento de expedientes
Entre las prestaciones previstas figura el tratamiento de documentación electrónica, desde su recepción y clasificación hasta su ordenación y organización conforme a los criterios establecidos por la Administración. La externalización también abarcará labores de mecanización de datos, incorporación de documentos a los expedientes, preparación de información y consulta de su estado de tramitación.
La gestión documental y el archivo constituirán otra de las áreas de trabajo. El contrato incluirá la digitalización y clasificación de documentos, tanto de expedientes que se encuentren en tramitación como de otros anteriores, con el objetivo de facilitar su organización y posterior consulta.
Asimismo, el adjudicatario podrá preparar listados, extraer información y tratar datos mediante las aplicaciones y herramientas corporativas de la Ciudad de Melilla. Estas actuaciones incluirán la exportación de información a formatos que permitan su utilización y tratamiento posterior.
El servicio prestará también apoyo documental a los expedientes relacionados con ayudas, subvenciones, programas de rehabilitación y fondos europeos, entre otras actuaciones que corresponden a la Dirección General de Arquitectura melillense. En estos casos, los trabajos comprenderán la preparación y digitalización de documentos, así como la identificación de posibles carencias documentales para comunicarlas al personal de la Administración responsable de cada procedimiento.
Contempla igualmente la atención e información al público en cuestiones generales y materiales relacionadas con los expedientes y servicios incluidos en su ámbito. A ello se sumará la asistencia técnica necesaria para el manejo de las aplicaciones informáticas utilizadas en estas tareas, la comunicación de incidencias y la comprobación del estado de la documentación.
Sin competencias para resolver procedimientos
Eso sí, la memoria delimita expresamente las funciones que podrá desarrollar la empresa adjudicataria y el personal que destine a estas acciones, ya que el servicio tendrá carácter instrumental y complementario y no supondrá la sustitución del personal funcionario ni la cobertura de puestos de trabajo de la Administración.
En concreto, el contratista no podrá asumir la instrucción de los procedimientos administrativos, resolver expedientes, adoptar decisiones ni ejercer potestades públicas o funciones reservadas a los empleados públicos. Su intervención se limitará a las actuaciones materiales, documentales y de apoyo técnico recogidas en el acuerdo.
La Ciudad conservará en todo momento la dirección y la responsabilidad de los procedimientos administrativos, así como la competencia para adoptar las decisiones que correspondan en cada expediente. La duración inicial prevista es de 24 meses, con la posibilidad de aprobar dos prórrogas de un año cada una, lo que elevaría a cuatro años el periodo máximo de prestación de este apoyo externo para agilizar el funcionamiento de la Dirección General de Arquitectura de Melilla.
