“La importancia de archivar nuestros documentos. Una reflexión interesante”

"Quien controla el presente controla el pasado y quien controla el pasado controlará el futuro"

George Orwell, 1984

Un año más, concretamente el domingo 9 de junio, celebraremos el “Día Internacional de los archivos”. En esta ocasión no quisiera escribir sobre un fondo archivístico concreto, sobre un documento, una hoja de cartografía, o una foto antigua. Me gustaría que estas líneas condujeran al lector a una ligera reflexión sobre la importancia de archivar, de guardar los documentos. Los archivos son nuestra memoria, son fuente donde buscar la ajena buceando en lo escrito en el pasado. Así consultaba Escipión el africano en la biblioteca de Roma lo que se decía de la lucha de los elefantes y que luego tan bien aplicó en la batalla de Zama contra los paquidermos de Aníbal.

Podríamos pensar en cuantas veces necesitamos un documento porque, por ejemplo, nos lo pide la administración, y tardamos horas o días rebuscando en los cajones de nuestro domicilio y, si no hay suerte, hay que pedir cita, o desplazarse, o entrar en los engorrosos programas de la administración con certificados o claves. ¿Podríamos evitar esto con cinco minutos en colocar el documento cuando lo recibimos en una carpeta digital en el ordenador, o en una carpeta física en un armario de nuestra casa? Es decir, clasificar, guardar en sitio accesible y conocido, y supervisar de vez en cuando por si mantienen su validez o son realmente necesarios. En una palabra: archivar.

¿Qué deberíamos guardar en diferentes carpetas? Pues así generalizando un poco, cuestiones de nuestra vida.

Por ejemplo, cuestiones de nuestra vida como partida literal de nacimiento del Registro Civil, Fe de estado, etc. Siempre nos lo puede pedir para cualquier trámite con las administraciones locales o autonómicas o incluso con la de Justicia.

Otra cuestión sería nuestra vida académica: Títulos, Certificados, calificaciones.

Importante es guardar también nuestras declaraciones de Hacienda y nuestras cuestiones más económicas con Bancos (créditos, movimientos importantes, hipotecas, alquileres, seguros); o facturaciones no de empresa (fontanero, albañiles); o contratos particulares (empleados de hogar, luz, agua, gas); o nóminas o cualquier otra documentación similar.

Otro tema son las adquisiciones de productos importantes (coches, electrodomésticos). Es importante guardar las garantías, las instrucciones de uso o las actuaciones en caso de avería.

También las cuestiones médicas que deseo sean escasas pero que tantas veces no localizamos, como informes, radiografías, analíticas más recientes, talonarios de recetas, pautas de administración de fármacos, cartillas de vacunación.

La casa propia también acumula documentos como hipoteca, titularidad, registro de la propiedad. Incluso otros temas ajenos de notaría como poderes, compulsas, etc.

En fin, todo un mundo de papeleo que, si tenemos clasificado y localizado nos evitarán quebraderos de cabeza y pérdida de tiempo.

Es interesante guardar también de una forma ordenada nuestros recuerdos sentimentales como fotografías; folletos de viajes interesantes; bodas, bautizos, comuniones: recuerdos religiosos; detalles de familiares o amigos. Aquí se abre todo un mundo y que, esto es medio de broma, nos ayudarían algún día a escribir nuestra biografía o dejárselo de recuerdo a nuestros hijos.

¿Y cómo podríamos conservar todo lo dicho y muchas cosas más? Si disponemos de ordenador podemos tener todos los documentos escaneados y guardados en carpetas en dispositivos de almacenamiento externo de datos o en almacenamientos de algunos programas. Para el que no disponga de estos medios o de conocimientos informáticos hay en el mercado infinidad de carpetas o archivadores con clasificadores.

En fin, esta era la reflexión. Clasificar lo importante una vez que lo recibamos es cuestión de muy poco tiempo y la organización ya es una cuestión personal de cada uno. Otro consejo es que, si son archivos compartidos con otra persona, no se destruyan documentos sin la supervisión de ambos.

Es una cuestión de disciplina propia, la más difícil, como la del deportista o la del opositor para alcanzar el éxito. La disciplina militar atañe a un conjunto de personas y ya les digo yo que es más llevadero. Espero que todo lo expuesto les sea de utilidad pues, lo que tengamos guardado en el presente de nuestro pasado, nos ayudará en el futuro.

Aprovecho para indicarles que, si tienen algún documento o mapa que no sea ya de su interés y tenga alguna relación con lo militar, antes de deshacerse de él, pueden consultarnos y tras su estudio podemos concluir si tiene algún valor histórico. Y si les parece oportuno pueden donarlo al Archivo Militar de MELILLA. Nuestro correo electrónico es

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