“Cuando se plantea la organización de los recursos humanos de un gran evento hay que tener en cuenta que hacen falta responsables del área económica, turística, logística, deportiva, planificación, es decir, al final, el evento deportivo reúne a profesionales de muy variada condición y de misión también diferente”, explicó el componente del Comité Organizador de los Juegos Mediterráneos en Almería de 2005 y presidente de Innovación Deportiva, Juan Luis Navarro. Su ponencia forma parte del Curso de Verano ‘Organización y gestión de eventos deportivos’ que se está impartiendo en horario de mañana y tarde en el Palacio de Exposiciones y Congresos.
Desde la organización se destacó que este programa ha atraído la atención de jóvenes que proceden de diferentes disciplinas, algunas de ellas relacionadas con el deporte, aunque otros alumnos están realizando el curso por su interés en el propio contenido.
La planificación
“La organización del evento consta de la preparación de candidatura, la definición de la estructura organizativa, la redacción de un plan director, es decir, aquellos aspectos que tienen que ver con la planificación estratégica de un evento deportivo”, afirmó Navarro.
En este sentido, se destacó que hay una gran misión que es el desarrollo del acto deportivo, pero alrededor se organizan un gran número de actividades relacionadas con el transporte, el alojamiento, la publicidad, la venta de entradas, medidas de seguridad o médicas, entre otras.
“Una de las características del deporte es que tiene muchos agentes, esto es, muchas personas intervienen en los procesos de organización y personas de muy variada condición e intereses”, explicó en su ponencia.
Fases de la organización
En primer lugar, a la hora de organizar el desarrollo de un evento deportivo se deben tener en cuenta una fase previa, donde se definen los aspectos generales del evento; una de preparación, donde cada responsable se pone a trabajar sobre sus competencias y se van concretando todas las tareas que se van a hacer; una operativa o ejecutiva que es el propio desarrollo del evento; y una fase final, donde se elaboran memorias, la evaluación y se estudia el impacto de los medios de comunicación, para cerrar el evento.
La complejidad para la puesta en marcha de los proyectos que s incorporan dentro de cada una de las áreas u operaciones de estos grandes eventos está aumentando, tal y como afirmó Navarro.
Experiencia práctica
Los Juegos Mediterráneos celebrados en Almería 2005 tuvieron una gran participación de voluntarios, gracias a los cuáles el evento deportivo se desarrolló con éxito. En este sentido, Navarro indicó que uno de los secretos que hicieron que la puesta en marcha de este proyecto fuera adecuada y se resolviera de forma positiva fue que la captación de los voluntarios comenzó incluso con la propuesta de la candidatura de Almería.
Así, dos años antes de los Juegos, se comenzó un proceso de inscripción de voluntarios que realizaron un programa de formación tanto presencial como on line a través de una web específica y con contenidos especializados según la familia a la que pertenecía. De esta forma, se definieron claramente sus tareas para que si un día estaban vigilando un aparcamiento, al día siguiente podían estar en la pista, tal y como explicó Navarro.
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